타임박싱: 일이 시간을 채우며 늘어나는 것을 막는 법

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일은 주어진 시간을 채우며 늘어난다

1955년 영국의 역사학자 시릴 노스코트 파킨슨이 잡지 이코노미스트에 짧은 풍자 에세이를 실었습니다. 첫 문장이 이렇습니다. "일은 그것을 끝내는 데 쓸 수 있는 시간을 채우도록 늘어난다." 그는 영국 식민지가 줄어드는 동안 식민지 관리 부처의 직원 수가 오히려 늘어난 것을 예로 들었습니다. 할 일이 줄었는데 사람은 늘었고, 늘어난 사람들은 서로를 위한 일을 만들어 냈습니다.

이 관찰은 개인의 하루에도 그대로 적용됩니다. 보고서에 사흘을 주면 사흘이 걸리고, 하루를 주면 하루가 걸립니다. 결과물의 질이 세 배 차이 나는 경우는 드뭅니다. 남은 시간은 대개 고민, 다듬기, 미루기로 채워집니다. 타임박싱은 이 법칙을 뒤집어 씁니다. 시간을 줄이면 일도 줄어든다면, 시간을 먼저 정해 버리자는 것입니다.

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타임박싱은 무엇이고 무엇이 아닌가

타임박스(timebox)라는 말은 1990년대 초 소프트웨어 개발 방법론에서 굳어졌습니다. 기능이 다 될 때까지 개발하는 대신, 기간을 먼저 정하고 그 안에 되는 만큼만 넣자는 생각입니다. 스크럼의 스프린트가 대표적인 타임박스입니다. 2주가 끝나면 다 됐든 안 됐든 스프린트는 끝납니다.

개인 작업에 적용하면 정의는 이렇습니다. 어떤 일에 쓸 시간의 상한을 미리 정하고, 그 시간이 끝나면 멈춘다. 세 가지 요소가 모두 필요합니다. 미리 정할 것, 상한일 것, 실제로 멈출 것. 하나라도 빠지면 타임박싱이 아닙니다.

비슷한 말과의 차이를 짚어 두면 헷갈리지 않습니다.

타임블로킹은 캘린더에 "오후 2~4시 보고서"라고 적는 것입니다. 시작 시각을 정합니다. 타임박싱은 "보고서 초안에 2시간"이라고 정하는 것입니다. 상한을 정합니다. 둘은 함께 쓸 수 있고, 함께 쓸 때 가장 잘 됩니다. 뽀모도로는 타임박싱의 특수한 형태입니다. 박스 크기가 25분으로 고정돼 있고, 일의 완성이 아니라 집중의 유지가 목적입니다. 그 차이는 뽀모도로 기법 글에 있습니다.

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회의에서: 안건마다 상자를 씌운다

회의는 파킨슨의 법칙이 가장 잘 보이는 곳입니다. 1시간짜리 회의는 1시간이 걸립니다. 안건이 두 개든 여섯 개든 그렇습니다. 안건마다 시간을 정하면 이 문제가 눈에 띄게 줄어듭니다.

1. 안건마다 시간을 적습니다

   회의 초대에 "1. 일정 확인 (5분) 2. 설계안 결정 (15분) 3. 기타 (5분)"처럼 씁니다. 합계가 회의 시간보다 작아야 합니다. 정확히 같으면 이미 넘친 것입니다.

2. 카운트다운을 모두가 보게 합니다

   진행자 혼자 시계를 보는 것과 모두가 남은 시간을 보는 것은 다릅니다. 화면을 공유하는 회의라면 전체 화면을 공유하고 그 위에 10분 타이머 같은 PiP 창을 띄우세요. 창 하나만 공유하면 PiP 창은 상대에게 보이지 않습니다.

3. 시간이 끝나면 결정을 강제하지 말고 다음으로 넘깁니다

   15분 안에 결정이 안 났다는 것은 정보가 부족하거나 결정권자가 없다는 뜻입니다. 시간을 더 준다고 해결되지 않습니다. 무엇이 부족한지 적고 넘깁니다.

4. 남은 시간에 회의를 끝냅니다

   안건이 일찍 끝났으면 회의도 일찍 끝냅니다. 남은 시간을 채우려는 순간 파킨슨의 법칙이 돌아옵니다.

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혼자 하는 일에서: 박스 크기가 다릅니다

혼자 하는 일에서 타임박싱은 두 가지 다른 문제를 풉니다. 하나는 시작을 못 하는 문제, 다른 하나는 끝을 못 내는 문제입니다. 같은 도구지만 박스 크기가 다릅니다.

• 15분 — 시작을 위한 박스미루던 일에 15분만 쓰기로 합니다. 끝내려는 것이 아니라 어떤 일인지 파악하려는 것입니다. 15분이 지나면 그만둬도 됩니다. 실제로는 대부분 계속하게 되는데, 그건 보너스이지 목표가 아닙니다.
• 45분~1시간 — 초안을 위한 박스보고서, 제안서, 발표 자료의 초안은 이 안에 나옵니다. 다듬지 않습니다. 박스가 끝났을 때 못생긴 초안이 있으면 성공입니다. 없으면 자료 수집이 안 된 것이고, 그건 다른 박스의 일입니다.
• 2시간 — 마감을 위한 박스정말로 끝내야 하는 일에 2시간을 걸고, 마지막 20분은 검토에 둡니다. 모의고사를 실제 시간으로 푸는 것이 이 유형입니다. 이 박스에서는 중간에 멈추지 않습니다.

어느 크기든 규칙은 같습니다. 박스가 끝나면 지금 상태를 한 줄로 적습니다. "초안 70%, 결론 부분 못 씀." 이 한 줄이 다음 박스의 시작점이 되고, 몇 번 쌓이면 자기 추정이 얼마나 낙관적인지가 보입니다.

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타임박싱이 실패하는 세 가지 이유

• 박스가 너무 크다"오늘 오후에 보고서"는 박스가 아닙니다. 상한이 4시간이면 파킨슨의 법칙이 그 안에서 그대로 작동합니다. 처음에는 1시간을 넘기지 않는 편이 좋습니다.
• 연장이 습관이 된다"10분만 더"를 한 번 허용하면 박스는 없는 것과 같습니다. 정말 필요하면 새 박스를 잡습니다. 지금 것을 늘리지 않습니다. 이 구분이 사소해 보이지만 방법 전체가 여기에 걸려 있습니다.
• 시간을 채우는 것이 목표가 된다45분 박스를 채웠는데 초안이 없다면 그건 실패한 박스입니다. 시간이 아니라 박스가 끝났을 때 무엇이 있어야 하는지를 먼저 정해야 합니다.

세 가지 모두 남은 시간이 안 보일 때 더 자주 일어납니다. 끝이 다가오는 것을 봐야 속도를 내고, 끝난 것을 봐야 멈춥니다. 타이머 탭을 열어 두고 다른 창으로 간 뒤 잊어버리는 것은 타임박싱이 아니라 그냥 일하는 것입니다.

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오늘 시작하는 법

1. 가장 미루고 있는 일 하나를 고릅니다

   여러 개를 한꺼번에 박스에 넣지 않습니다.

2. 15분을 겁니다

   15분 타이머를 열고 PiP 버튼을 눌러 작업 창 위에 띄웁니다. 시작하는 것이 목표이므로 짧게 잡습니다.

3. 끝나면 멈추고 한 줄을 적습니다

   계속하고 싶어도 일단 멈춥니다. 어디까지 했는지, 다음에 무엇을 할지 적습니다.

4. 계속할 거라면 새 박스를 잡습니다

   이번에는 45분입니다. 박스를 늘리는 것이 아니라 새로 잡는 것입니다.

며칠 해 보면 추정이 어긋나는 방향이 보입니다. 대부분은 작은 일을 과대평가하고 큰 일을 과소평가합니다. 그 편향을 아는 것이 타임박싱이 주는 두 번째 이득입니다.